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Personen

Mit der vorliegenden Version der Online-Bestandsmeldung 2012 ist es nun möglich auch Personen zu erfassen, die nicht zum Vereinsvorstand gehören.
Anfang des Jahres 2012 soll es darüber hinaus auch möglich sein die Vorstände von Abteilungen mit erfassen zu können.

Deshalb wurde die bisherige Seite Vorstand in Personen umbenannt.

Auf der Seite werden der Vereinsvorstand, Abteilungsvorstände und weitere Personen in getrennten Tabellen dargestellt.

Damit ist es nun z. B. möglich, den Online-Bevollmächtigten als "vorstandsfremde" Person mit zu erfassen.


Erfassen/Ändern von Personendaten

Die Schritte für das Erfassen und Ändern von Personendaten sind in allen Tabellen gleich.

Durch klicken auf Neuen Datensatz hinzufügen bzw. auf das Symbol bei einer vorhandenen Person können Sie einen Datensatz zur Bearbeitung in einer neuen Maske öffnen.


Maske Neuen Datensatz hinzufügen

Hier erhalten Sie zuerst eine Maske zur Eingabe der Personendaten. Zum Anlegen einer Person müssen die Pflichtfelder ausgefüllt werden.

Wählen Sie einen Posten aus und tragen Sie den Nachnamen ein. 
Damit sind die Pflichtfelder, gekennzeichnet mit (*), ausgefüllt.

Posten

Die Liste der Posten (Vorstandsfunktionen) ist an die DOSB-Schnittstelle, hier Liste der LSB Kodierung -  Funktionen angelehnt. Damit nun auch Personen, deren Funktion nicht bezeichnet ist, eingetragen werden können, wurde ein Posten Sonstige hinzugefügt.

Möchten Sie für Personen, denen Sie den Posten Sonstige zugewiesen haben die Aufgaben der Person im Verein beschreiben, nutzen Sie dafür das Feld Aufgaben.

Ergänzen Sie anschließend alle anderen Ihnen bekannte Angaben.

Statusfelder in der Maske

Abschließend Speichern Sie den Datensatz. 

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Nach dem Speichern sehen Sie nun zusätzlich die Maske für die Eingabe der Kontaktdaten (Adresse und Telefonnummern) für die Person.
So sehen die Masken auch aus, wenn Sie einen vorhandenen Datensatz öffnen.



Klicken Sie auf Kontaktdaten.

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Änderung/Eintragung der Adresse

Ist noch keine Anschrift vorhanden, klicken Sie in der Tabelle Anschriften auf Neuen Datensatz hinzufügen.

Durch Klicken auf das Symbol bearbeiten am Ende der Zeile in der Tabelle können Sie die vorhandene Adresse zur Bearbeitung in einem neuen Fenster öffnen. 

Darin können Sie die vorhandene Anschrift überschreiben.

Feld Primär

Der Status Primär verhindert das einfache Löschen der Adresse. Es gibt nur eine primäre Adresse.
Wird eine zusätzliche Adresse eingetragen und als Primär gekennzeichnet, kann die andere Adresse gelöscht werden.

Im Bild oben sehen Sie, dass der Button zum Löschen nur an dem nicht Primär gekennzeichneten Datensatz vorhanden ist.

Wollen oder müssen Sie eine Primäre Adresse löschen, müssen Sie in einem ersten Schritt den Status Primär entfernen. Danach können Sie die Adresse nach Beantwortung der Sicherheitsabfrage löschen.

Pflichtfelder Adressen

Tragen Sie in alle mit (*) gekennzeichneten Felder (Pflichtfelder) die Informationen ein. 

Zusatzangaben private Anschrift

Verwenden Sie zur näheren Bestimmung einer privaten Adresse die Felder Post an und oder Adresszusatz.

Speichern

Zum Abschluss und zur Übernahme der Änderungen klicken Sie auf Speichern.

Um das Fenster ohne Änderungen zu schließen, klicken Sie auf das Kreuz oben rechts.

Bitte tragen Sie unter Postanschrift nur EINE Anschrift pro Person ein!

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Änderung/Eintragung Telefonnummern

Durch Klicken auf Neuen Datensatz hinzufügen bzw. auf das Symbol bei einer vorhandenen Telefonnummer können Sie einen Datensatz zur Bearbeitung in einem neuen Fenster öffnen.



Wählen Sie als nächstes den Telefontyp aus.


Nach Eintragung der Telefonnummer und eventuell einer Bemerkung zur Erreichbarkeit dieser Telefonnummer Speichern Sie den Datensatz. 

Um das Fenster ohne Änderungen zu schließen, klicken Sie auf das Kreuz oben rechts.

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Löschen von Adressen oder Telefonnummern

Zum Löschen von Adressen oder Telefonnummern klicken Sie am Ende der Zeile der zu löschenden Telefonnummer auf das Symbol Löschen.

Nach Beantwortung der Sicherheitsabfrage mit OK wird der Datensatz gelöscht.

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Personen löschen

Damit eine Person aus der Liste gelöscht werden kann, darf Sie nicht als Primär gekennzeichnet sein.

Vergleichen Sie die beiden folgenden Tabellen. In Tabelle 2 fehlt bei Frank Mustermann der Status Primär. Dafür erscheint am Zeilenende dort das Symbol für Löschen.


Tabelle 1


Tabelle 2


Weitere Personen bearbeiten

Wenn Sie sich in der Bearbeitungsmaske für eine Person befinden, können Sie mit der Auswahlliste rechts neben Personendetails zur Bearbeitung einer anderen Person wechseln.

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Personendaten exportieren

Neu in der Version für die Bestandsmeldung 2012 ist der Export der Personendaten.

Dabei werden pro Person folgende Daten exportiert:

Anrede;Titel;Vorname;Nachname;Geburtsdatum;
IstVorstand;Bezeichnung Vorstandsposten;
Post an;Adresszusatz;Straße;LKZ;Plz;Ort;
E-Mail

Der Export wird über das Symbol Personendaten exportieren gestartet.
Es öffnet sich das Fenster:

 

Wählen Sie Datei speichern und klicken OK.
Sie werden nun gefragt, wo die Datei gespeichert werden soll.

Geben Sie einen Speicherort an und klicken wieder OK.

Sie haben nun eine so genannte CSV - Datei gespeichert, die Sie als Datenquelle z. B. für Serienbriefe an Ihre Vorstandsmitglieder nutzen können.

Öffnen einer CSV - Datei mit Excel:
Die CSV - Datei ist eine Textdatei, in der bestimmte Zeichen zur Strukturierung der Datensätze verwendet werden. Die Dateiendung lautet ".csv". In VermiNet werden für die Spaltentrennung ein Semikolon und für den Datensatz eine Zeilenschaltung verwendet.
Im Windows-Explorer wird die Datei mit einem Symbol gekennzeichnet, dass dem Excel-Datei-Symbol sehr ähnlich ist. Verantwortlich ist eine in Excel integrierte Importfunktion, die den Tabellencharakter der CSV - Datei erkennt. Wird die CSV - Datei aber durch einen Doppelklick im Windows-Explorer geöffnet, wird die Spalteneinteilung in der Regel nicht korrekt vorgenommen, da bei Excel für die Spalteneinteilung ein Komma, bei den hier exportierten CSV - Dateien aber ein Semikolon verwendet wird.
Ein Semikolon zur Spaltentrennung muss verwendet werden, da in Dezimalzahlen in Deutschland ein Komma Standard ist. 

Deshalb die CSV - Datei immer über „Datei öffnen“ in dem bereits gestarteten Excel aufrufen.  
Dann wird entweder der Textkonvertierungsassistent gestartet (hier in Schritt zwei als Spaltentrennzeichen das Semikolon auswählen), oder Excel erkennt von allein, dass bei dieser Datei das Semikolon die Spaltentrennung durchführt.

Anleitungen

Die Anleitungen sind für VermiNet, der Anwendung für die LSB und KSB/SSB, entstanden.

Serienbriefe mit Word

Etiketten mit Word 2007

 

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zu den Internetseiten: LSB Brandenburg e.V. - LSB Mecklenburg-Vorpommern e.V. - LSB Sachsen e.V. - LSB Thüringen e.V.

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